गैजेट की वारंटी का हिसाब कैसे रखती है कंपनी? समझें डिजिटल रिकॉर्ड सिस्टम

हर गैजेट की वारंटी का हिसाब रखना कंपनियों के लिए आसान नहीं होता है. ऐसे में डिजिटल रिकॉर्ड सिस्टम काम आता है. जानिए कैसे यह तकनीक वारंटी की जांच आसान बनाती है.

स्मार्टफोन, लैपटॉप या टीवी खरीदते समय लोग उसकी कीमत और फीचर्स के साथ वारंटी की जानकारी भी देखते हैं, लेकिन क्या आपने सोचा है कि कंपनियां कैसे पता लगाती हैं कि किसी गैजेट की वारंटी अभी चालू है या खत्म हो गई है. लाखों प्रोडक्ट्स की खरीदारी की तारीख, सीरियल नंबर और मरम्मत से जुड़ी जानकारी को कागजों पर संभालना मुश्किल होता है. इसी काम को आसान बनाने के लिए डिजिटल रिकॉर्ड सिस्टम का इस्तेमाल किया जाता है. इसमें प्रोडक्ट के स्टोक में आने, डीलर तक पहुंचने, बिकने और खराब होने पर उसकी मरम्मत या बदलने तक की जानकारी दर्ज की जा सकती है. इससे कंपनी, डीलर और सर्विस सेंटर जरूरत पड़ने पर एक ही जगह से प्रोडक्ट की पूरी जानकारी देख सकते हैं और वारंटी से जुड़े मामलों को आसानी से समझ सकते हैं. तो आइए जानते हैं कि कंपनी गैजेट की वारंटी का हिसाब कैसे रखती है.

डिजिटल वारंटी मैनेजमेंट सिस्टम में हर डिवाइस या प्रोडक्ट को उसके सीरियल नंबर के जरिए ट्रैक किया जा सकता है. कंपनी इस जानकारी की मदद से पता लगा सकती है कि सामान कब स्टॉक में आया, कहां भेजा गया और उसकी बिक्री कब हुई. जैसे अगर किसी कंपनी को 500 बैटरियां मिलनी हैं, लेकिन स्टोक में सिर्फ 492 पहुंचती हैं, तो डिजिटल रिकॉर्ड से इस अंतर का पता लगाया जा सकता है.

जब यूजर कोई गैजेट खरीदता है, तो उसकी बिक्री से जुड़ी जानकारी सिस्टम में दर्ज की जा सकती है. बाद में वारंटी क्लेम आने पर सॉफ्टवेयर बिक्री की तारीख, वारंटी की अवधि और लागू ग्रेस पीरियड की जांच करता है. इससे कंपनी को यह समझने में मदद मिलती है कि प्रोडक्ट की मरम्मत या रिप्लेसमेंट का दावा नियमों के अनुसार मान्य है या नहीं.

पहले वारंटी क्लेम की पुष्टि के लिए डीलर, सर्विस सेंटर और कंपनी के बीच फोन कॉल या कागजी डॉक्यूमेंट की जरूरत पड़ सकती थी. डिजिटल सिस्टम में क्लेम की जानकारी दर्ज होने के बाद उसकी स्थिति ट्रैक की जा सकती है. पहले से दर्ज क्लेम की जानकारी मिलने से एक ही प्रोडक्ट पर बार-बार दावा करने जैसी गड़बड़ियों को पकड़ने में भी मदद मिलती है.

वारंटी मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर में अलग-अलग यूजर्स के लिए ऐप या दूसरे डिजिटल टूल उपलब्ध हो सकते हैं. इनके जरिए डीलर प्रोडक्ट रजिस्टर कर सकते हैं और सर्विस सेंटर क्लेम दर्ज कर सकते हैं. इससे हर जानकारी के लिए अलग-अलग रिकॉर्ड ढूंढने की जरूरत कम होती है.

डिजिटल रिकॉर्ड सिर्फ क्लेम की स्थिति जानने के काम नहीं आता है. कंपनी डैशबोर्ड पर यह भी देख सकती है कि किस प्रोडक्ट, डीलर या क्षेत्र में कितने क्लेम आ रहे हैं. इससे बढ़ती शिकायतों और वारंटी पर होने वाले खर्च के रुझान को समझना आसान होता है. कंपनी इन आंकड़ों के आधार पर जरूरी फैसले ले सकती है.

आमतौर पर मैन्युफैक्चरर वारंटी प्रोडक्ट के साथ मिलती है और उसकी शर्तों के अनुसार मैन्युफैक्चरिंग से जुड़ी खराबियों को कवर करती है. वहीं एक्सटेंडेड वारंटी अतिरिक्त भुगतान करके ली जा सकती है, जिससे तय शर्तों के तहत सुरक्षा की अवधि बढ़ जाती है. इसकी अवधि और कवरेज प्लान पर निर्भर करते हैं. डिजिटल सिस्टम इनसे जुड़े रिकॉर्ड और क्लेम को व्यवस्थित रखने में मदद कर सकता है.