How To Write Professional Email: वर्कप्लेस की बात की जाए तो छोटे से लेकर बड़े इंप्लॉई तक ईमेल के माध्यम से ही अधिकतर बातचीत होती है. कोई आदेश पारित होना हो, काम को लेकर कोई शिकायत, कोई सलाह हो या किसी विशेष मुद्दे पर बातचीत, ईमेल द्वारा ही संवाद किया जाता है. वैसे तो ईमेल कई तरह की होती हैं पर जब प्रोफेशनल ईमेल लिखने की बात आती है तो कुछ प्वॉइंट्स का ध्यान रखना जरूरी होता है. परफेक्ट प्रोफेशनल ईमेल की भाषा से लेकर फॉरमेट तक कई ऐसे बिंदु हैं जिनका ध्यान सेंडर को रखना चाहिए. आइए जानते हैं कैसे लिखें प्रोफेशनल ईमेल जो सभी पर अच्छा प्रभाव डाले.
शुरुआत हो प्रभावी और सब्जेक्ट क्लियर हो
जब आप किसी को ईमेल करते हैं तो सबसे पहले नजर सब्जेक्ट पर पड़ती है. इसे देखकर ही कई बार मेल जल्दी या देर से खोली जाती है. इसलिए ईमेल में साफतौर पर सब्जेक्ट जरूर लिखें और अपनी मुख्य बात कह दें ताकि पढ़ने वाले को पता हो कि आप किस मुद्दे पर बातचीत करना चाह रहे हैं.
इसी तरह ईमेल की शुरुआत हमेशा ग्रीटिंग्स के साथ करें और सम्मान देते हुए सामने वाले से अपनी बात कहें. कुछ ऐसा कहना भी चाहते हैं जो स्ट्रेट फॉरवर्ड है तो सीधे मुद्दे पर न आते हुए पहले अच्छे प्वॉइंट्स का जिक्र कर दें.
ग्रामर की गलतियां न करें और टू द प्वॉइंट ईमेल लिखें
ग्रामर की गलतियां एक ऐसी समस्या है जो शुरू से ही आपका इम्प्रेशन बिगाड़ देती है. इसलिए बहुत ध्यान रहे कि ईमेल लिखते समय किसी प्रकार की ग्रामर या स्पेलिंग की गलती न हो. भेजने से पहले उसे कई बार पढ़ लें. ईमेल में दुनिया भर की चर्चाएं न करते हुए टू द प्वॉइंट बात कहें. आजकल सबसे पास समय की कमी है इसलिए समय बर्बाद न करते हुए जो कहना है, वह कहें लेकिन भाषा सॉफ्ट रखें.
अपने सीनियर या बॉस को जरूर मार्क करें
जब भी किसी गंभीर मुद्दे पर बातचीत हो रही हो या किसी शिकायत का जवाब दे रहे हों तो अपने सीनियर, मैनेजर या बॉस को ईमेल में सीसी करना न भूलें. इससे आप सेफ रहते हैं और आपके बॉस को पूरे मुद्दे की जानकारी होती है.
बातचीत का अंत भी रिगार्ड्स और थैंक्स के साथ बहुत ही फॉर्मल तरीके से करें. पूरी ईमेल की भाषा औपचारिक ही होनी चाहिए. प्रोफेशनल ईमेल में हल्के-फुल्के अंदाज में बात नहीं होनी चाहिए. अंत में अपना पूरा नाम, पद, तारीख और सिग्नेचर जैसी बेसिक चीजें न भूलें. कोई कड़ी बात भी कहनी हो तो भाषा हमेशा सौम्य रखें. विनम्र भाषा एक अच्छी ईमेल को और प्रभावी बना देती है.
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